Ứng dụng nào giúp nhà quản lý có thể điều hành và quản lý DN từ xa?

0
82

Ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp được nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng hoặc đặc biệt quan tâm bởi lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp không chỉ là cung cấp một hệ thống dữ liệu chính xác và thống nhất giúp cho quá trình ra quyết định được nhanh chóng và bớt cảm tính hơn mà còn giúp doanh nghiệp có thể điều hành và theo dõi hoạt động của doanh nghiệp từ xa, chỉ cần một thiết bị kết nối internet.

  1. ERP giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn lực như thế nào?

E: Enterprise (Doanh nghiệp). ERP tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.

Nếu như trước đây mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống phần mềm để xử lý công việc của mình. Nhưng ứng dụng ERP kết hợp toàn bộ các phần mềm riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau.

R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được.

P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Trước hết, ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp có thể tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. Bên cạnh đó ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

 

Như vậy hiểu một cách đơn giản thì phần mềm ERP chính là một phần mềm quản lý tổng thể DN, cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, để nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

  1. Sự khác biệt khi ứng dụng ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất…) là tính tích hợp. Khi ứng dụng ERP bạn chỉ cần một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm là cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về PM thông thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.

 

  1. Ứng dụng ERP giúp cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty tôi như thế nào?

 

Hy vọng nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thức công ty nhận đơn hàng và xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Chính vì thế mà giải pháp ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vô hình. Ví dụ ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất. Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).

Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính, quản trị sản xuất…

 

  1. Triển khai một dự án ERP sẽ mất bao lâu?

 

Để áp dụng đúng ERP, bạn sẽ phải thay đổi phương thức hoạt động của công ty và phương pháp mà các nhân viên đang tiến hành công việc của họ. Và việc thay đổi như vậy không thể tránh việc ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Điều quan trọng là không nên chỉ tập trung vào việc xem xét  tiến hành giải pháp này trong bao lâu, trên hết bạn cần phải hiểu vì sao bạn cần giải pháp này và làm thế nào bạn có thể áp dụng nó để cải thiện doanh nghiệp của mình.

Thời gian triển khai một dự án ERP có thể phụ thuộc vào yêu cầu tính năng của doanh nghiệp với nhà cung cấp giải pháp phần mềm.

 

  1. Ngân sách cho ERP là bao nhiêu?

 

Đầu tư cho hệ thống ERP không phải là đầu tư một lần, mà đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng một lộ trình phù hợp, có ngân sách phục vụ việc mở rộng và nâng cấp hệ thống. Và chi phí đầu tư cho một phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP còn phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số yêu cầu module chức năng và lựa chọn đơn vị nào cung cấp. Nếu chọn những đơn vị cung cấp hàng đầu như SAP và Oracle thì chi phí có thể từ nghìn đô đến chục nghìn đô, và module kế toán của nước ngoài sẽ khác nhiều so với Việt Nam. Nếu lựa chọn các đơn vị cung ứng giải pháp ERP nội thì chi phí sẽ tiết kiệm hơn nhiều.Tuy nhiên bạn cũng cần sáng suốt để lựa chọn đơn vị cung ứng thích hợp. Hiện nay ở Việt Nam các doanh nghiệp sản xuất có thể ứng dụng 3S ERP từ ITG vì đây là sản phẩm ERP chuyên sâu cho ngành sản xuất, quản lý doanh nghiệp toàn diện với chi phí tối ưu.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.